Software op maat: de juiste keuze voor uw processen
Bijna elk bedrijf werkt met standaardsoftware: een boekhoudpakket, een CRM-systeem, een planningstool en vaak een paar Excel-bestanden die alles aan elkaar knopen. Zolang uw bedrijf klein is, werkt dat prima. Maar naarmate u groeit, merkt u vaak dat de pakketten niet goed op elkaar aansluiten. Medewerkers typen dezelfde gegevens over in twee systemen, rapportages worden handmatig in elkaar gezet en voor elk nieuw proces wordt weer een omweg bedacht.
Op dat moment komt de vraag op: moet u door met standaardsoftware, of is het tijd voor maatwerk? Het antwoord is niet voor elk bedrijf hetzelfde. In deze blog leest u wat het verschil is, wat de voor- en nadelen van beide zijn, aan welke signalen u herkent dat maatwerk loont en waarom de beste oplossing vaak een combinatie van beide is.
Wat is het verschil tussen maatwerk en standaardsoftware?
Standaardsoftware is een kant-en-klaar pakket dat voor veel bedrijven tegelijk is gemaakt. Denk aan bekende boekhoud-, CRM- of planningspakketten. Het grote voordeel is dat u er direct mee kunt starten: u neemt een abonnement, richt het pakket in en gaat aan de slag. Updates, beveiliging en hosting worden door de leverancier geregeld, en de kosten zijn vooraf goed te overzien. Het nadeel is dat het pakket is gebouwd voor de gemiddelde gebruiker. Wijkt uw werkwijze daarvan af, dan past u uw proces aan de software aan in plaats van andersom. Bovendien betaalt u vaak per gebruiker per maand, waardoor de kosten meegroeien met uw organisatie.
Maatwerk software wordt speciaal voor uw bedrijf ontwikkeld. Het systeem sluit precies aan op uw processen, bevat alleen de functies die u nodig hebt en kan worden gekoppeld aan de pakketten die u al gebruikt. Daar staat tegenover dat maatwerk een grotere investering vooraf vraagt, dat de ontwikkeling tijd kost en dat u afspraken moet maken over onderhoud en doorontwikkeling. Maatwerk is dus geen goedkopere route, maar wel een route die zich op de lange termijn kan terugverdienen.
Vijf signalen dat maatwerk software loont
Er zijn een aantal duidelijke signalen dat standaardsoftware uw bedrijf begint te remmen.
1. Dubbel werk: medewerkers voeren dezelfde gegevens in meerdere systemen in, met tijdverlies en fouten als gevolg.
2. Excel als bedrijfssysteem: belangrijke processen draaien op spreadsheets die door één persoon worden bijgehouden en die niemand anders durft aan te passen.
3. Een stapel omwegen: voor elke uitzondering in uw proces is een handmatige oplossing bedacht, omdat het pakket het niet ondersteunt.
4. Ontbrekende koppelingen: uw webshop, voorraad en boekhouding praten niet met elkaar, waardoor u nooit een actueel overzicht hebt.
5. Licentiekosten die harder stijgen dan uw omzet.
Herkent u meerdere van deze signalen, dan is maatwerk het onderzoeken waard. Vooral wanneer uw werkwijze juist uw concurrentievoordeel is, wilt u die niet inleveren om in een standaardpakket te passen. Andersom geldt ook: voor processen die bij bijna elk bedrijf hetzelfde werken, zoals boekhouding of salarisadministratie, is standaardsoftware meestal de verstandigste keuze. Daar hoeft u het wiel niet opnieuw uit te vinden.
De slimste keuze: standaard waar het kan, maatwerk waar het loont
In de praktijk is de keuze zelden zwart-wit. Veel bedrijven halen het meeste rendement uit een combinatie. Het boekhoudpakket blijft gewoon in gebruik, maar een maatwerkkoppeling zorgt ervoor dat orders, klanten en facturen automatisch worden doorgezet. Of het bestaande CRM blijft staan, terwijl een op maat gebouwd dashboard de cijfers uit alle systemen samenbrengt op één scherm. Zo betaalt u alleen voor maatwerk op de plekken waar het echt verschil maakt.
Twijfelt u, begin dan klein. Breng eerst in kaart waar de meeste tijd verloren gaat en welk proces de grootste ergernis oplevert. Vaak is dat één koppeling of één tool die in korte tijd te bouwen is en direct uren per week bespaart. Zo ziet u snel of maatwerk loont, zonder meteen uw hele softwarelandschap om te gooien. Stel uzelf daarbij drie vragen: hoeveel uur per week gaat er verloren aan handmatig werk, welke fouten ontstaan er door overtypen, en hoe ziet uw werkwijze er over drie jaar uit?
Wilt u weten of maatwerk software iets oplevert voor uw bedrijf? BaseCode brengt samen met u uw processen in kaart en adviseert eerlijk waar standaardsoftware volstaat en waar maatwerk het verschil maakt. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.