Vacatures automatisch live op Indeed en Nationale Vacaturebank
Een goede recruiter is een mensenmens. Hij belt, luistert, vraagt door en voelt aan of een kandidaat bij een werkgever past. Dat is het vak, en daar wordt hij voor betaald. Toch gaat een flink deel van zijn week op aan iets heel anders: typen, kopiëren, plakken en formulieren invullen. Neem het plaatsen van een vacature. De tekst is geschreven, de klant is akkoord en de vacature staat in het eigen systeem. Klaar, zou je denken. Maar dan begint het pas. De vacature moet ook op de grote vacaturesites komen, want daar zoeken de kandidaten. Dus inloggen op het eerste platform, functietitel invullen, tekst plakken, opmaak herstellen, plaats kiezen, categorie kiezen, uren, salaris, opslaan. En dan hetzelfde op het volgende platform, dat net andere velden heeft en net andere keuzelijsten.
Voor één vacature is dat te overzien. Voor tientallen vacatures per maand is het een dagtaak. En het houdt niet op bij plaatsen. Verandert er iets aan de vacature, dan moet dat overal worden aangepast. Is de functie vervuld, dan moet hij overal worden weggehaald. Vergeet je dat, dan blijven er kandidaten reageren op een baan die niet meer bestaat. Het is het soort werk dat nergens op een functieomschrijving staat, maar dat wel gedaan moet worden. Niemand klaagt er hardop over, want het hoort er nu eenmaal bij. Het is ook werk dat makkelijk blijft liggen. Op een drukke dag gaat het gesprek met een kandidaat voor, en terecht. De vacature die vandaag online had moeten komen, komt dan morgen. Of overmorgen. Ondertussen wacht de opdrachtgever op de eerste reacties. Voor een werving- en selectiebureau heeft Basecode daar een einde aan gemaakt. Er is een koppeling geschreven waarmee vacatures vanuit het ATS automatisch live worden gezet op Nationale Vacaturebank en Indeed. In deze blog leggen we uit wat dat inhoudt, hoe zoiets werkt en wat het oplevert.
Eén keer invoeren
Eerst even dat woord: ATS. Het staat voor Applicant Tracking System, en het is het kloppend hart van een modern recruitmentbureau. In het ATS staan de vacatures, de kandidaten, de sollicitaties en de contacten met opdrachtgevers. Een recruiter heeft het de hele dag openstaan. Alles wat er over een vacature te weten valt, staat daar: de titel, de tekst, de locatie, het aantal uren, de eisen en de contactpersoon. Dat is meteen de kern van het probleem. De informatie is er al. Ze staat netjes en volledig in één systeem. En toch wordt ze daarna met de hand overgetypt naar andere websites. Dat is alsof je een brief schrijft op de computer, hem uitprint en hem vervolgens overtypt om hem te kunnen mailen.
Handwerk kost tijd, maar dat is niet eens het grootste bezwaar. Handwerk levert ook fouten op. Een salaris waar een nul te veel achter staat. Een vacature in Eindhoven die per ongeluk in Enschede terechtkomt. Een oude versie van de tekst, omdat de klant gisteren nog iets heeft aangepast. Elke keer dat een mens gegevens van het ene scherm naar het andere overbrengt, kan er iets misgaan. Niet omdat mensen slordig zijn, maar omdat mensen nu eenmaal geen kopieermachines zijn. Reken het eens na voor je eigen situatie. Stel dat het plaatsen van één vacature op één platform een kwartier kost, en dat het bijwerken en weghalen daar nog eens een paar minuten bij optelt. Vermenigvuldig dat met het aantal platformen en het aantal vacatures per maand. De uitkomst valt bijna altijd hoger uit dan verwacht. En dan is de tijd die het kost om fouten te herstellen nog niet meegeteld.
In de softwarewereld bestaat hiervoor een eenvoudige regel: leg gegevens op één plek vast, en haal ze daar vandaan als je ze ergens anders nodig hebt. Eén bron van waarheid, heet dat. Voor dit bureau is die bron het ATS. De recruiter maakt de vacature daar aan, één keer en goed. Alles wat daarna gebeurt, hoort een computer te doen. Het klinkt vanzelfsprekend. Toch werken veel bedrijven nog met systemen die niet met elkaar praten, en met medewerkers die als doorgeefluik tussen die systemen fungeren. Meestal is dat zo gegroeid. Er kwam een systeem bij, en toen nog een, en het overtypen werd een gewoonte die niemand meer opvalt. Tot iemand uitrekent hoeveel uren erin gaan zitten.
Nationale Vacaturebank en Indeed
De koppeling doet in de kern iets eenvoudigs: ze haalt de vacatures op uit het ATS en biedt ze aan bij Nationale Vacaturebank en Indeed. Twee platformen waar veel werkzoekenden in Nederland hun zoektocht beginnen. Wie daar niet staat, mist een groot deel van de kandidaten. Eenvoudig in de kern betekent niet eenvoudig om te bouwen. De moeilijkheid van elke koppeling zit in de details, en vooral in het feit dat geen twee systemen dezelfde taal spreken. Neem iets simpels als het dienstverband. In het ene systeem heet dat fulltime of parttime. In het andere vul je een aantal uren in. Een derde kent een keuzelijst met vijf vaste opties. De koppeling moet dat vertalen, voor elk veld en voor elk platform. Functiecategorieën, opleidingsniveaus, regio's, salarisaanduidingen: elk platform heeft er een eigen indeling voor. Die vertaaltabellen opstellen is monnikenwerk, maar het bepaalt of een vacature straks in de juiste zoekresultaten opduikt.
Dan de opmaak. Een vacaturetekst heeft kopjes, opsommingen en alinea's. Het ene platform accepteert dat ruimhartig, het andere staat maar een deel toe. De koppeling zorgt ervoor dat de tekst overal leesbaar aankomt, en niet als één grijze lap of vol vreemde tekens. Bij het ontwerp van zo'n koppeling hoort ook de vraag wat er na het plaatsen gebeurt. Een kandidaat die op een platform op solliciteren klikt, moet uiteindelijk bij de juiste recruiter uitkomen. Wordt daar niet over nagedacht, dan verplaatst het handwerk zich alleen maar: de vacatures gaan automatisch de deur uit, maar de reacties moeten alsnog met de hand worden uitgezocht. Vervolgens is er de levensloop van een vacature. Plaatsen is pas het begin. Past de recruiter de tekst aan in het ATS, dan moet die wijziging doorkomen op de platformen. Wordt de vacature gesloten, dan moet hij daar verdwijnen. De koppeling houdt dus bij wat er waar staat, en zorgt dat het ATS en de platformen met elkaar in de pas blijven lopen.
Daarbij zit er aan elke kant een partij met eigen regels. De platformen bepalen in welke vorm ze vacatures willen ontvangen en aan welke eisen een vacature moet voldoen. Het ATS bepaalt hoe de gegevens eruit komen. De koppeling zit daartussen en moet met beide overweg kunnen, ook als een van de twee iets verandert. Een koppeling is daarom nooit helemaal af. Ze moet meebewegen met de systemen waar ze tussen staat. En ten slotte: wat als er iets misgaat? Een platform kan even onbereikbaar zijn. Een vacature kan worden geweigerd omdat een verplicht veld ontbreekt. Een goede koppeling slikt zulke fouten niet stilletjes in. Ze probeert het opnieuw als dat zin heeft, en laat het weten als er een mens naar moet kijken. Niets is verraderlijker dan automatisering waarvan iedereen denkt dat ze werkt, terwijl er al een week geen vacature is doorgekomen.
Meer tijd voor kandidaten
Wat merkt de recruiter hiervan? Eigenlijk vooral wat er niet meer is. Geen rij tabbladen met inlogschermen. Geen lijstje om bij te houden welke vacature waar staat. Geen schrikmoment omdat een vervulde functie nog online blijkt te staan. Hij maakt de vacature aan in het systeem waar hij toch al in werkt, zet hem op actief, en de rest gebeurt vanzelf. De winst zit op drie plekken. De eerste is tijd. Elke vacature die niet meer met de hand geplaatst hoeft te worden, levert minuten op, en al die minuten samen worden uren. Uren die terug kunnen naar het werk waar een bureau zijn geld mee verdient: bellen met kandidaten, praten met opdrachtgevers, de juiste mens bij de juiste baan zoeken.
De tweede is snelheid. In recruitment telt elke dag. Goede kandidaten zijn snel van de markt, en een vacature die een dag eerder online staat, heeft een dag meer kans om gezien te worden. Met de koppeling zit er geen wachttijd meer tussen het aanmaken van een vacature en het publiceren ervan. Bovendien loopt alles gelijk: de vacature verschijnt niet eerst op het ene platform en een dag later op het andere, afhankelijk van wanneer iemand tijd had. De derde is kwaliteit. Wat in het ATS staat, staat ook op de platformen. Dezelfde tekst, hetzelfde salaris, dezelfde locatie. Kandidaten krijgen overal dezelfde, juiste informatie, en dat komt ook de uitstraling van het bureau ten goede. En dan is er de groei. Een bureau dat groeit, krijgt meer vacatures. Met handwerk groeit het plaatsen één op één mee: twee keer zoveel vacatures is twee keer zoveel typen. Met een koppeling maakt het weinig uit of er tien of honderd vacatures doorheen gaan. Het bureau kan groeien zonder dat de administratie evenredig meegroeit. Wie ooit een extra kracht heeft moeten aannemen om alleen de administratie bij te houden, weet wat dat waard is.
Er is nog een voordeel dat minder opvalt. Werk dat niemand leuk vindt, verdwijnt. Geen recruiter is het vak ingegaan om formulieren in te vullen. Wie het saaie, herhalende werk bij mensen weghaalt, houdt medewerkers over die meer plezier hebben in wat ze doen. Dit verhaal gaat over vacatures, maar de les is breder. In bijna elk bedrijf zijn er plekken waar mensen gegevens van het ene systeem naar het andere overtypen. Orders uit de webwinkel naar de boekhouding. Uren uit een planning naar de facturatie. Klantgegevens uit een formulier naar een CRM. Overal waar dat gebeurt, ligt tijd voor het oprapen. Goede automatisering valt daarbij niet op. Het werk gaat er gewoon makkelijker door.
Herken je dat overtypen in je eigen organisatie? Dan is de kans groot dat een koppeling het kan overnemen. Neem contact op met Basecode, dan kijken we samen waar de winst zit.