Btw-aangifte en jaarstukken met een druk op de knop
Er zijn weinig dingen die een ondernemer zo snel uit zijn humeur halen als een blauwe envelop op de deurmat. Je ziet hem liggen tussen de reclamefolders, en nog voor je hem hebt opengemaakt weet je dat je dag er niet leuker op wordt. Misschien valt het mee. Misschien ook niet. Je bent voor jezelf begonnen omdat je goed bent in je vak. Timmeren, ontwerpen, programmeren, adviseren, knippen, lesgeven. Niet omdat je zo graag boekhoudt. Toch hoort het erbij, vanaf de eerste dag. Facturen sturen, bonnetjes bewaren, btw bijhouden en op tijd aangifte doen. Veel ZZP'ers zijn daar nieuw in, en niemand heeft het ze ooit uitgelegd. Dan maakt iedereen wel eens een foutje. Een aangifte die net te laat is ingestuurd omdat de deadline midden in een drukke week viel. Een betaling die is blijven liggen. Een bedrag dat in het verkeerde vakje terecht is gekomen. Het zijn geen fraudeurs, het zijn mensen die hun handen vol hebben aan hun werk.
De Belastingdienst stuurt bij late aangifte en late betaling een groot aantal blauwe brieven. En omdat er heel veel freelancers en ZZP-bedrijven zijn, gaat het om enorme stapels post. Elke brief moet worden gemaakt, verstuurd, gelezen en beantwoord. Daar wordt niemand gelukkig van: de ondernemer niet, en de Belastingdienst ook niet. Wat doe je om die berichtenstroom aan banden te leggen? Precies: je vraagt het bedrijfsleven om er een oplossing voor te maken. In deze blog lees je hoe die oplossing eruitziet, waarom boekhouden zo vaak misgaat en hoe een druk op de knop het verschil maakt.
Btw-aangifte
De btw-aangifte is het moment waar veel ondernemers tegenop zien. Voor de meesten komt hij elk kwartaal terug, en elk kwartaal voelt het als een verrassing. Was het alweer zover? Het idee erachter is simpel. Je rekent btw aan je klanten en die btw is niet van jou. Je int hem voor de Belastingdienst. Aan de andere kant betaal je zelf btw over wat je inkoopt, en die mag je er weer van aftrekken. Het verschil draag je af, of je krijgt het terug. In theorie is dat een optelsom en een aftreksom. In de praktijk is het een zoektocht. Waar is die factuur van de leverancier gebleven? Was dit bonnetje van dit kwartaal of van het vorige? Zat er op die aankoop het hoge of het lage tarief? En die klant in het buitenland, hoe zat dat ook alweer? De antwoorden liggen verspreid over een mailbox, een schoenendoos, een bankapp en het eigen geheugen.
Het moment helpt ook niet mee. Bijna niemand doet zijn aangifte op een rustige ochtend met een kop koffie. Het gebeurt op de avond voor de deadline, na een volle werkdag, als de kinderen in bed liggen. Dat is precies het moment waarop een mens het slechtst is in nauwkeurig werk. Een getal dat wordt omgedraaid, een factuur die dubbel wordt geteld, een bedrag inclusief btw waar het exclusief had moeten zijn. Kleine vergissingen, met een blauwe envelop als gevolg. En wie eenmaal een fout heeft gemaakt, is er daarna nog niet vanaf. Een aangifte herstellen kost opnieuw tijd, vaak meer dan de aangifte zelf. Je moet uitzoeken wat er misging, het goede bedrag bepalen en de correctie doorgeven. Ondertussen blijft het knagen: klopt de rest dan wel? Zo wordt een kwartier slordigheid een avond puzzelen.
Het gekke is dat alle gegevens er allang zijn. Elke factuur die je verstuurt, bevat het bedrag en de btw. Elke inkoop ook. Wie zijn inkomsten en uitgaven netjes boekt op het moment dat ze zich voordoen, heeft de aangifte in feite al gedaan. Alleen moet iemand het nog optellen, in de juiste vakjes zetten en insturen. En dat is werk waar een computer beter in is dan een mens om elf uur 's avonds. Een computer wordt niet moe, vergeet geen factuur en verwisselt geen cijfers. Hij telt op wat er staat, elke keer op dezelfde manier. Het enige wat hij nodig heeft, is dat de boekingen kloppen. Daar zit dan ook de eigenlijke verschuiving. In plaats van vier keer per jaar een avond stressen, houd je je boekhouding gaandeweg bij. Een factuur verstuurd? Geboekt. Iets ingekocht? Geboekt. Dat kost per keer een paar tellen. Aan het eind van het kwartaal is er geen zoektocht meer, omdat er niets meer te zoeken valt.
Jaarstukken
Voor de jaarstukken geldt hetzelfde, maar dan in het groot. Eén keer per jaar wil je weten hoe je bedrijf ervoor staat. Wat is er verdiend? Wat is er uitgegeven? Wat blijft er over, en wat is het bedrijf aan het eind van het jaar waard? De antwoorden op die vragen staan in twee overzichten. De winst-en-verliesrekening laat zien wat er in een jaar binnenkwam en uitging. De balans laat zien wat het bedrijf op één moment bezit en wat het nog schuldig is. Samen vormen ze de basis voor de aangifte, en voor iedereen die wil weten of het goed gaat: de ondernemer zelf, maar ook een bank of een verhuurder die om cijfers vraagt. Veel ondernemers ervaren het opstellen daarvan als een jaarlijkse berg. De administratie van twaalf maanden moet worden nagelopen, ontbrekende stukken moeten worden opgezocht en alles moet op elkaar aansluiten. Wie dat in het voorjaar nog moet doen voor een heel jaar dat achter hem ligt, is dagen kwijt. En hij ontdekt dan pas hoe het jaar werkelijk is gelopen, op een moment dat er niets meer aan te veranderen valt.
Dat laatste is misschien wel het grootste nadeel. Cijfers die je één keer per jaar ziet, zijn geschiedenis. Cijfers die je elke maand ziet, zijn stuurinformatie. Je merkt dat de kosten oplopen, dat een klant slecht betaalt of dat het juist beter gaat dan gedacht, en je kunt er nog iets mee. Er is nog een reden om de administratie op orde te hebben. Een ondernemer moet zijn administratie jarenlang bewaren, en moet kunnen laten zien waar zijn cijfers vandaan komen. Wie alles digitaal en op één plek heeft staan, vindt een factuur van drie jaar geleden in een paar tellen terug. Wie het in mappen en dozen bewaart, begint aan een middag zoeken op zolder. Wie het hele jaar door zijn boekingen bijhoudt, hoeft aan het eind geen dagen meer uit te trekken. De cijfers staan er al. Ze moeten alleen nog in de juiste vorm worden gegoten. Ook dat is geen werk voor een mens met een rekenmachine, maar voor software die de boekingen kent en weet in welke vorm de uitkomst hoort.
Automatische btw-aangifte en jaarstukken met een druk op de knop
Dat is precies wat Basecode heeft gebouwd: een automatisch boekhoudpakket met een koppeling met OLAV. OLAV is de Online Aangifte Voorziening van de Belastingdienst. Voor de ondernemer ziet het er eenvoudig uit. Hij doet zijn boekingen in het pakket. Het pakket rekent de btw-aangifte uit aan de hand van al die boekingen en zet het resultaat klaar in een digitaal pakketje. Eén druk op de knop, en het pakketje gaat op weg. De Belastingdienst ontvangt het, pakt het uit en verwerkt het in de achterliggende systemen. Vergelijk het met een brief op de post doen. Jij schrijft de brief, stopt hem in een envelop en gooit hem in de bus. Wat er daarna gebeurt, met sorteercentra en vrachtwagens en bezorgers, hoef je niet te weten. Je vertrouwt erop dat hij aankomt. Zo hoort de aangifte ook te werken.
Dat het eenvoudig oogt, is de bedoeling. Onder de motorkap is het een zeer technisch project. Bij de meeste software mag er wel eens iets niet helemaal kloppen. Een knop die een pixel scheef staat, een scherm dat even traag laadt. Hier niet. Een aangifte moet tot op de cent kloppen. Afronden moet precies gebeuren zoals de regels het voorschrijven. Een bedrag in het verkeerde vak is geen schoonheidsfoutje, maar een foute aangifte. Daarbij komt het formaat. De systemen van de Belastingdienst verwachten de gegevens in een vaste, nauwkeurig omschreven vorm. Wijkt het pakketje daarvan af, dan wordt het niet verwerkt. Er is geen medewerker aan de andere kant die begrijpt wat je bedoelde. Het is een computer die met een computer praat, en computers zijn streng voor elkaar.
En dan de veiligheid. Financiële gegevens van een bedrijf horen niet op straat te liggen. Het pakketje moet onderweg beschermd zijn, de ontvanger moet zeker weten van wie het komt, en de afzender moet zeker weten dat het is aangekomen. Dat laatste is belangrijker dan het lijkt. Een ondernemer die op de knop drukt, wil weten dat zijn aangifte binnen is, en niet weken later ontdekken dat er onderweg iets misging. Het mooie van zo'n project is dat al die moeite onzichtbaar blijft. De gebruiker merkt er niets van. Die doet zijn boekingen, klikt op de knop en gaat weer aan het werk. Hoe beter de techniek, hoe minder je ervan ziet. De winst is er voor beide kanten. De ondernemer is minder tijd kwijt, maakt minder fouten en is op tijd, omdat de aangifte al klaarstaat. De Belastingdienst krijgt aangiften binnen die kloppen en die direct verwerkt kunnen worden, en hoeft minder brieven te sturen om fouten recht te zetten. Minder blauwe enveloppen, voor iedereen. Er zit ook een bredere les in. Veel administratief werk bestaat uit het overbrengen van gegevens van de ene plek naar de andere. De cijfers staan in het ene systeem en moeten naar het andere, en daartussen zit een mens die overtypt. Overal waar dat gebeurt, kan een koppeling het werk overnemen: sneller, zonder tikfouten en zonder deadline-stress.
Loop je in jouw organisatie tegen zulk handwerk aan, of moeten jullie systemen praten met die van een overheid of een andere partij? Basecode bouwt de koppeling. Neem contact met ons op, dan kijken we wat er mogelijk is. En de blauwe envelop? Die mag voortaan bij de buren op de mat vallen.