2500 werkplekken over, terwijl het ziekenhuis doordraait
Het is kwart over drie 's nachts. Op de verpleegafdeling is het stil, op het zachte gepiep van een infuuspomp na. Een verpleegkundige loopt naar de computer bij de balie, logt in en opent het dossier van een patiënt. Het scherm springt aan, het programma start, de gegevens staan er. Ze denkt er geen seconde over na. En precies zo hoort het. Een ziekenhuis gaat nooit dicht. Dag en nacht, doordeweeks en in het weekend, met kerst en met oud en nieuw: er wordt altijd gewerkt. En bijna al dat werk loopt via een computer. Afspraken worden ingepland, uitslagen opgezocht, medicatie gecontroleerd, brieven geschreven en roosters gemaakt. De computer is in de zorg net zo vanzelfsprekend geworden als de stethoscoop.
Juist daarom is het zo'n grote klus als het besturingssysteem onder al die computers vervangen moet worden. Voor het Albert Schweitzer Ziekenhuis, in de regio beter bekend als het ASZ, zijn 2500 werkplekken gemigreerd van de oude naar de nieuwe Windows-omgeving. Niet alleen Windows zelf, maar ook alle specialistische software die het ziekenhuis gebruikt. Tweeënhalfduizend werkplekken. Dat getal typ je in een paar tellen, maar probeer het je eens voor te stellen. Het zijn de computers bij de balies en op de poliklinieken, in de behandelkamers en op de verpleegafdelingen, in de laboratoria en op de kantoren. Achter elk van die schermen zit iemand die zijn werk moet kunnen doen, en aan het eind van de keten ligt er een patiënt die daarop rekent. In deze blog nemen we je mee in wat er bij zo'n migratie komt kijken. Waarom moet het eigenlijk? Waar zit het echte werk? En hoe vervang je het fundament van een gebouw terwijl de bewoners gewoon binnen blijven?
Van oude naar nieuwe Windows
Waarom zou je iets vervangen dat werkt? Het is een vraag die bij elke migratie terugkomt, en het antwoord is steeds hetzelfde: omdat het niet blijft werken. Elke versie van Windows heeft een houdbaarheidsdatum. Na die datum komen er geen beveiligingsupdates meer. Nieuwe lekken worden dan niet meer gedicht, en nieuwe software wordt er niet meer voor gemaakt. Voor een bedrijf is dat vervelend. Voor een ziekenhuis is het onacceptabel. Een ziekenhuis werkt met de meest persoonlijke gegevens die er bestaan: wie er ziek is, wat iemand mankeert en welke behandeling hij krijgt. Die gegevens horen op systemen te staan die veilig en up-to-date zijn. Overstappen is dus geen luxe en ook geen keuze. Het moet, en het moet op tijd.
Maar hoe begin je aan 2500 werkplekken? Niet door bij de eerste computer te gaan zitten en op installeren te klikken. Een migratie van deze omvang begint met een lijst. Welke werkplekken zijn er? Waar staan ze? Wie werkt erop, en met welke programma's? Welke printers hangen eraan, welke scanners, welke andere apparaten? Dat klinkt als saai telwerk, maar het is de belangrijkste fase van het hele project. Alles wat je hier over het hoofd ziet, kom je later tegen, en dan op een moment dat het slecht uitkomt. Zo'n inventarisatie levert altijd verrassingen op. De computer in een hoek van een magazijn waar niemand van wist dat hij nog aanstond. Het programma dat volgens de lijst door niemand meer wordt gebruikt, tot blijkt dat één medewerker er elke maand een onmisbaar overzicht mee maakt. De printer die officieel allang is afgeschreven, maar waar een hele afdeling op draait. Hoe eerder je zulke verrassingen vindt, hoe beter. Op papier kosten ze een regel in een lijst. Tijdens de uitrol kosten ze een dag.
Daarna volgt de standaard. In plaats van 2500 keer een losse installatie maak je één basis die overal hetzelfde is. Dezelfde Windows, dezelfde instellingen, dezelfde beveiliging. Bovenop die basis komt per werkplek wat daar nodig is. De balie krijgt andere programma's dan het laboratorium, en het laboratorium andere dan de administratie. Zo'n opbouw in lagen maakt het werk beheersbaar. Een probleem los je één keer op, en daarna is het voor alle werkplekken opgelost. Dan is er nog de mens achter het scherm. Voor de meeste medewerkers is een computer gereedschap, geen hobby. Ze willen dat hun snelkoppelingen er staan, dat hun bestanden er zijn en dat de printer om de hoek het doet. Een nieuwe Windows ziet er anders uit, en knoppen zitten op een andere plek. Dat went snel, maar niet midden in een drukke dienst. Goede uitleg vooraf en hulp in de buurt op de eerste dag horen daarom net zo goed bij een migratie als de techniek.
Specialistische software
Vraag een willekeurige IT'er wat het moeilijkste is aan een Windows-migratie, en hij zegt niet Windows. Hij zegt: de applicaties. Dat geldt voor elk bedrijf, maar voor een ziekenhuis geldt het dubbel. Op een gemiddeld kantoor draaien een tekstverwerker, een mailprogramma, een boekhoudpakket en misschien een handvol andere toepassingen. In een ziekenhuis heeft bijna elke afdeling eigen software. Programma's om beelden te bekijken, om uitslagen te verwerken, om apparatuur uit te lezen, om medicatie te beheren, om operaties in te plannen. Sommige zijn gloednieuw. Andere doen al vele jaren trouw hun werk en zijn gemaakt in een tijd dat de huidige Windows nog niet bestond. Al die software moest mee. En een programma dat op de oude Windows probleemloos draaide, doet dat op de nieuwe niet vanzelf. Soms werkt het direct. Soms is er een nieuwere versie nodig. Soms leunt het op een onderdeel dat in de nieuwe Windows is verdwenen, en moet er een oplossing omheen worden gebouwd. En soms werkt alles, behalve die ene knop die alleen bij de maandafsluiting wordt gebruikt.
Daarom wordt elke toepassing apart onder de loep genomen. Wat doet het programma? Wie gebruikt het? Waar is het van afhankelijk? Daarna volgt de test, en die doe je niet alleen. Een IT'er kan zien of een programma opstart. Of het ook echt doet wat het moet doen, weet alleen degene die er elke dag mee werkt. De beste testers zijn daarom de medewerkers zelf. Zij weten welke schermen ze nodig hebben, welke lijsten ze uitdraaien en welke handeling ze honderd keer per dag doen. Daar komt bij dat software in de zorg niet op zichzelf staat. Programma's wisselen gegevens met elkaar uit. Een uitslag uit het ene systeem moet zichtbaar worden in het andere, een afspraak in de agenda moet doorkomen bij de balie. Het is dus niet genoeg dat elk programma afzonderlijk werkt. Ook de verbindingen ertussen moeten de verhuizing overleven. Wie alleen de losse onderdelen test, komt er op de eerste werkdag achter dat de ketting ergens een schakel mist.
Vervolgens is er de randapparatuur. Een werkplek in een ziekenhuis is zelden alleen een computer met een scherm. Er hangen labelprinters aan, scanners, kaartlezers en soms meetapparatuur. Elk van die apparaten heeft een stuurprogramma nodig dat met de nieuwe Windows overweg kan. Een polsbandje dat niet wordt geprint lijkt een klein probleem, tot je bedenkt waar dat bandje voor dient. Pas als een toepassing door alle tests heen is, gaat hij mee in de uitrol. Dat vraagt geduld, want de verleiding is groot om vaart te maken. Toch is dit precies het punt waar je geen risico neemt. Liever een week later over met een programma dat werkt, dan op tijd over met een afdeling die stilstaat.
Migreren zonder dat de zorg stilvalt
Dan de vraag waar het allemaal om draait: hoe doe je dit terwijl het ziekenhuis gewoon doorwerkt? Je kunt de spoedeisende hulp niet een dagje sluiten omdat de computers worden vervangen. De zorg gaat voor, altijd. Het antwoord zit in de volgorde. Je migreert niet alles tegelijk, maar in delen. Afdeling voor afdeling, op momenten die voor die afdeling het minst ongelegen komen. Een polikliniek is 's avonds leeg, een verpleegafdeling nooit. Dat vraagt per plek om een ander plan, en om goed overleg met de mensen die er werken. Zij weten wanneer het rustig is en welke werkplek echt geen uur gemist kan worden. Verstandig is ook om klein te beginnen. Eerst een beperkte groep werkplekken, om te zien of alles in de praktijk net zo loopt als op papier. Wat je daar leert, neem je mee naar de volgende groep. Zo wordt elke ronde een beetje soepeler dan de vorige. En voor het geval er toch iets misgaat, ligt er een plan klaar om terug te kunnen. Je hoopt dat je het nooit nodig hebt, maar je begint er niet aan zonder.
Minstens zo belangrijk is dat iedereen weet wat er gaat gebeuren. Wanneer is mijn afdeling aan de beurt? Wat moet ik vooraf doen? Bij wie kan ik terecht als iets niet werkt? Een medewerker die op tijd is ingelicht, logt de volgende ochtend rustig in. Een medewerker die van niets weet, staat met een volle wachtkamer voor een scherm dat hij niet herkent. Het verschil tussen die twee is geen techniek, maar een goed bericht op het juiste moment. De ochtend na een migratie is het spannendste moment. De eerste medewerkers komen binnen, loggen in en gaan aan het werk. Gaat dat goed, dan hoor je weinig. Hooguit een opmerking dat het scherm er anders uitziet, of de vraag waar een bepaalde knop gebleven is. Dat is het mooiste compliment dat je bij dit werk kunt krijgen: dat er bijna niets te merken valt.
Het resultaat bij het ASZ: 2500 werkplekken op een moderne, ondersteunde Windows-versie, inclusief alle specialistische software. De medewerkers werken op systemen die weer jaren mee kunnen en die de beveiligingsupdates krijgen die bij hun werk horen. Wat valt hiervan te leren, ook als je geen ziekenhuis bent? Drie dingen. Ten eerste: een migratie is voor het grootste deel voorbereiding. Het echte werk zit in de lijsten, de tests en de planning, niet in de installatie zelf. Ten tweede: de software bepaalt het tempo, niet Windows. Wie zijn applicaties kent, weet hoe lang het project duurt. En ten derde: betrek de mensen die ermee moeten werken. Zij weten wat er op de werkvloer echt nodig is.
Staat jouw organisatie voor een migratie, groot of klein? Basecode denkt graag mee. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.